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Confidentialité
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Politique de L’Industrielle Alliance Pacifique, Assurance et services financiers inc. en matière de protection
de la vie privée |
Pour répondre à vos besoins d’assurance
et de services financiers, nous devons recueillir des renseignements personnels
et sensibles sur vous, sur les personnes que vous désirez assurer
ainsi que sur vos bénéficiaires. Vous avez droit d’exiger
non seulement que toute information de cette nature soit exacte et strictement
confidentielle, mais qu’elle ne demeure dans nos dossiers que dans
la mesure et pour le temps où cela est vraiment nécessaire.
Nous respectons ce droit. La politique énoncée ici à
cet égard explique comment nous nous y prenons et ce que vous pouvez
faire pour nous aider à assurer le bon usage de tout renseignement
à votre sujet. Nous savons que le succès de notre compagnie
repose sur le maintien de votre confiance.
« Renseignement personnel », au sens de la
loi, s’entend de toute information concernant une personne identifiable.
En assurance, cela comprend tout renseignement sur la santé, le
style de vie et les finances d’un titulaire de police collective
ou individuelle, d’une personne assurée, d’un bénéficiaire,
d’un employé, d’un courtier ou d’un représentant.
Des renseignements personnels font partie de nombreux formulaires et peuvent
être recueillis sous diverses formes, y compris des lettres, des
notes de services, des communications électroniques, des enregistrements
audio ou vidéo, des photographies et d’autres documents.
Les renseignements personnels ne comprennent pas le nom, le titre ou l’adresse
commerciale, ni le numéro de téléphone ou l’adresse
électronique d’un employé en milieu de travail.
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Responsabilité |
Nous sommes légalement responsables des renseignements
personnels qui nous sont confiés, y compris de toute information
que nous transmettons pour traitement à un tiers fournisseur de
services (p. ex. : à un centre de sauvegarde). Nous exigeons que
ces tiers conservent vos renseignements personnels selon des normes de
confidentialité et de protection rigoureuses. Nous n’acceptons
jamais et en aucune circonstance de vendre des listes de clients.
Fidèles à l’engagement pris envers
vous, nous respectons toutes les règles fixées par le législateur
ou par nous-mêmes visant à assurer la protection de votre
vie privée. Ces règles sont établies par la présente
politique en matière de confidentialité, par le code d’éthique
des entreprises (qui s’applique à nos administrateurs, nos
dirigeants et nos employés), par les normes de conformité
des assureurs (qui s’appliquent à nos représentants
et à nos courtiers), ainsi que par les valeurs guides de l’industrie
des assurances et toute loi pertinente. Chacune des divisions de notre
entreprise établit et maintient des procédures pour l’application
de ces règles.
Notre personnel est formé à cet égard
et est tenu au fait des lois sur la protection de la vie privée
qui concernent l’Industrielle Alliance Pacifique ainsi
que de nos propres pratiques et procédures en cette matière.
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Objet des renseignements |
La nécessité de renseignements personnels
et leur utilisation sont précisées lorsque nous les demandons,
sinon avant. Cela est ordinairement spécifié dans nos formulaires
de demande d’assurance ou de règlement. Quand vous décidez
de faire des affaires avec nous, nous ne vous demandons que les renseignements
requis pour vous fournir le service ou le produit dont vous avez besoin.
Nous demandons parfois des renseignements pour nous conformer à
quelque prescription de la loi (comme l’indication de votre numéro
d’assurance sociale si le produit demandé est générateur
d’un revenu de placement). S’il n’est pas évident,
nous spécifions toujours le motif de notre demande de renseignement.
Mais n’hésitez pas à demander des précisions
sur tout ce qui peut vous demeurer obscur.
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Consentement à la collecte, à l’utilisation
et à la divulgation de données |
Nous demandons le consentement de l’intéressé
avant (ou au moment) d’obtenir, d’utiliser ou de divulguer
tout renseignement personnel à son sujet. Nous demandons ordinairement
un consentement explicite par écrit (comme dans nos formulaires
de demande d’assurance ou de règlement). Lorsqu’il
s’agit de renseignements personnels délicats, comme les antécédents
médicaux, nous demandons toujours un consentement par écrit.
Dans le cas de renseignements moins sensibles, il se peut que nous ne
demandions qu’un consentement verbal. Exceptionnellement, nous pouvons
conclure au consentement à partir de l’action ou de l’inaction
de l’intéressé. Nous consignons tout refus de consentement.
Le consentement peut être donné par un représentant
autorisé (comme un tuteur légal ou une personne dûment
mandatée) dont l’autorité, toutefois, peut être
assujettie à des restrictions imposées par la loi ou par
la politique de la compagnie.
En règle générale, vous pouvez retirer
votre consentement en tout temps, sous réserve d’un préavis
raisonnable et de toute restriction légale ou contractuelle pertinente.
Toute conséquence d’un tel retrait de consentement (comme
la cessation d’assurance, ou l’impossibilité de traiter
une demande de règlement) vous sera expliquée. Votre droit
de retrait, par exemple, est nécessairement restreint si nous vous
avons consenti une avance sur la valeur de votre police.
Si, après avoir obtenu votre consentement, nous désirons
utiliser les renseignements demandés à une fin autre que
celle prévue au départ, il nous faudra d’abord obtenir
votre consentement à nouveau. Si vous refusez ce consentement,
nous n’utiliserons pas les renseignements aux fins nouvelles et
consignerons votre refus dans nos dossiers.
C’est vous-même ou la personne à assurer,
le cas échéant, qui nous fournissez la plupart de vos renseignements
personnels. Mais cela n’est pas toujours le cas. Parfois, par exemple,
nous demandons à l’intéressé de consentir à
ce que nous obtenions d’un médecin de famille des renseignements
permettant d’établir l’admissibilité à
une assurance.
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Utilisation et divulgation de renseignements personnels |
Dans des circonstances très particulières,
nous avons le droit (ou l’obligation) d’obtenir, d’utiliser
ou de divulguer des renseignements personnels à l’insu et
sans le consentement de l’intéressé. Cela se produit
quand, pour des raisons de sécurité ou d’ordre juridique
ou médical, il est impossible ou peu pratique d’obtenir le
consentement voulu. Quand des renseignements sont recueillis aux fins
d’enquête sur une possible violation de contrat, pour prévenir
ou détecter des actes frauduleux, ou en exécution de la
loi, demander le consentement pourrait aller à l’encontre
du but recherché. Demander le consentement peut également
s’avérer impossible ou inopportun quand l’intéressé
est un mineur, gravement malade ou autrement frappé d’incapacité.
À moins qu’une loi ne l’interdise, vous avez le droit
de savoir, sur demande, à qui nous avons divulgué des renseignements
à votre sujet. Cela n’est que rarement interdit par la loi.
Nous tenons un registre précis de toute divulgation de vos renseignements
personnels.
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Mesures de protection |
Les renseignements personnels sont protégés
par des mesures de sécurité adaptées au caractère
plus ou moins sensible de l’information en cause. Cela est pour
nous d’une importance primordiale, car il s’agit de renseignements
fort délicats sur la santé et sur l’état financier
de nos clients. Nos mesures de protection mettent les renseignements personnels
à l’abri des pertes ou des vols d’information, de même
que de tout accès non autorisé et de toute divulgation,
copie, utilisation ou modification faite sans autorisation.
Les mesures de protection comprennent :
1) des dispositions organisationnelles (p.ex. : rendre tout employé
conscient de notre situation de confiance et de l’importance d’autorisations
et de restrictions d’accès selon les besoins propres aux
fonctions de chacun);
2) des mesures d’ordre matériel (p. ex. : cartes d’accès
à l’immeuble pour les employés, cartes d’inscription
et d’identité pour les visiteurs, archivage et copies de
sauvegarde de données à l’extérieur);
3) des mesures d’ordre technologique (p. ex. : utilisation de mots
de passe régulièrement changés, logiciels de filtrage
et accès segmenté).
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Durée de conservation des renseignements
personnels |
De façon générale, les renseignements
personnels ne sont conservés que le temps nécessaire pour
répondre au besoin pour lequel ils ont été obtenus.
Ils sont ensuite détruits conformément à notre politique
sur la durée de conservation des documents. Notez que nous sommes
obligés de conserver tout renseignement le temps qu’il faut
pour nous conformer à la loi touchant les assurances, au droit
fiscal et au délai de prescription touchant les périodes
réservées aux demandes de règlement. Nous sommes
également obligés de conserver les renseignements personnels
pour la durée de toute enquête sur une possible violation
de confidentialité que l’intéressé nous aurait
signalée.
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Droit d’accès de l’intéressé
aux renseignements personnels le concernant |
L’intéressé a le droit de connaître
l’existence, l’utilisation et la divulgation de tout renseignement
personnel consigné à son sujet dans nos registres, à
condition qu’il n’y ait aucune raison juridique ou morale
de s’y opposer. Nous pouvons exiger des frais d’administration
minimaux ou raisonnables pour la fourniture des renseignements demandés.
Les exceptions au droit d’accès à l’information
personnelle sont peu nombreuses et spécifiques; sur demande de
l’intéressé et à moins d’en être
empêchés par la loi, nous lui faisons part des motifs de
tout refus d’accès aux renseignements personnels le concernant.
Entre autres exceptions possibles, il y a le cas où il serait extrêmement
coûteux de fournir des renseignements comportant des références
à d’autres personnes, le cas de renseignements qu’on
ne peut divulguer pour des raisons de sécurité, d’ordre
juridique ou de droits de propriété, le cas de renseignements
obtenus au cours d’une enquête sur une possible fraude ou
une violation de contrat et le cas de renseignements protégés
par le secret professionnel entre un avocat et son client ou servant d’élément
de preuve au contentieux. Nous pouvons, en outre, décider de ne
divulguer certains renseignements d’ordre médical qu’au
médecin de famille désigné.
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Exactitude des renseignements personnels |
Nous faisons de notre mieux pour assurer que tout renseignement
personnel consigné dans nos registres demeure aussi exact, complet
et à jour que nécessaire pour les fins auxquelles ils sont
destinés. Nous n’en faisons pas la mise à jour systématique,
à moins que cela ne soit exigé pour remplir l’objet
même de la demande de renseignement initiale. Vous pouvez nous aider
dans notre engagement à cet égard en nous communiquant toute
modification apportée aux données fournies par vous ainsi
que toute erreur faite par inadvertance que vous pourriez découvrir.
Si vous n’êtes pas d’accord avec nous sur quelque point,
nous consignons votre avis dans nos registres.
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Nous pouvons répondre à vos questions
sur la confidentialité |
Dès le départ et de temps à autre
par la suite, il se peut que vous ayez des questions ou des préoccupations
touchant vos renseignements personnels. Veuillez nous en faire part le
plus tôt possible. Nous tenons fermement à protéger
votre vie privée et voulons que vous soyez sans crainte en nous
confiant vos renseignements personnels.
Si vous avez quelque question ou préoccupation relative
au respect de votre vie privée, la personne avec qui vous traitez
directement est peut-être en mesure d’y répondre. Nos
représentants du service à la clientèle sont également
formés pour vous aider à cet égard. Ces représentants
peuvent aussi vous mettre en communication avec le directeur du service
en cause ou encore avec le responsable de la compagnie en ce qui touche
la protection des renseignements personnels.
Vous pouvez aussi communiquer directement avec notre responsable de la
protection des renseignements personnels en composant le numéro
sans frais de notre service à la clientèle au Canada : 1
800 363-2166. |
